1. Goal

L’obiettivo della Politica della Lotta contro la Corruzione e la Concussione (di seguito  “Politica”) è definire i principi adottati da EAE Aydınlatma A.Ş. rispetto alla corruzione e alla concussione, in linea con il Codice di condotta Aziendale.

2. Scopo

La Politica di Lotta contro la Corruzione e la Concussione si applica a:

• Tutti i dipendenti di EAE Aydınlatma A.Ş., compreso il Consiglio di Amministrazione;
• Le aziende e i dipendenti da cui EAE Aydınlatma A.Ş. acquista beni e servizi;
  Tutti i soggetti e le organizzazioni che operano per conto di EAE Aydınlatma A.Ş., inclusi fornitori, consulenti, avvocati, revisori esterni e partner commerciali

 

Questa politica,

• rappresenta un elemento integrante dei principi di governance aziendale approvati e implementati da EAE Aydınlatma A.Ş., nonché del Codice di condotta Aziendale.  
• Essa è inoltre conforme agli impegni assunti nell’ambito del Global Compact delle Nazioni Unite e fa parte integrante delle
• pratiche di gestione delle risorse umane

3. Definizioni

Concussione: L'abuso del potere conferito dalla propria posizione, direttamente o indirettamente, al fine di ottenere qualsiasi tipo di guadagno personale.

Corruzione: Qualsiasi accordo tra due o più persone, in cui una parte offre, promette o fornisce un vantaggio economico o altro beneficio a un'altra, direttamente o tramite intermediari, affinché quest'ultima compia, faccia compiere, ometta, acceleri o rallenti un'attività nell'ambito delle proprie funzioni, agendo in contrasto con i propri doveri professionali.

La corruzione e la tangente possono manifestarsi in diverse forme, tra cui:

• Pagamenti in contanti,
• Donazioni politiche o di altro tipo,
• Commissioni,
• Benefici sociali,
• Regali e ospitalità
• Altri vantaggi o benefici personali

 

Conflitto di Interesse: Il conflitto di interesse si verifica quando un dipendente ha o potrebbe avere un interesse personale, finanziario o di altro tipo che potrebbe compromettere o influenzare la sua imparzialità nell'esecuzione delle proprie responsabilità professionali. Ciò include qualsiasi vantaggio ottenuto da parte del dipendente stesso, dei suoi familiari, amici o di persone e organizzazioni con cui ha rapporti, che possa interferire con l’obiettività richiesta nel suo ruolo aziendale.

Stakeholder: Gli stakeholder sono i componenti della governance con cui l'azienda interagisce lungo tutta la catena del valore, a livello economico, sociale e ambientale.

4. Ruoli e Responsabilità

L'autorità, il dovere e la responsabilità per l'attuazione e l'aggiornamento della Politica di Lotta contro la Corruzione e la Concussione spettano al Consiglio di Amministrazione. In questo contesto, il Consiglio di Amministrazione ha il compito di:

• Fornire linee guida e raccomandazioni ai dirigenti aziendali per garantire un ambiente di lavoro etico, affidabile, conforme alle normative e adeguatamente controllato;
• Stabilire i principi necessari per identificare e gestire i rischi, attuare misure di controllo e condurre valutazioni appropriate;
• Monitorare, insieme ai Dirigenti Aziendali e al Comitato Etico, se le attività di EAE Aydınlatma A.Ş. siano svolte in modo sicuro e conforme alle normative vigenti;
• Definire e attuare procedure di segnalazione, indagine e sanzione in caso di violazione delle politiche, normative e regolamenti aziendali.

Inoltre, tutti i dipendenti di EAE Aydınlatma A.Ş. sono tenuti a:

• Rispettare le politiche stabilite dal Consiglio di Amministrazione;
• Gestire in modo efficace i rischi relativi alla propria area di attività;
• Operare in conformità con le normative legali e le procedure aziendali di EAE Aydınlatma A.Ş.;
• Segnalare al Comitato Etico qualsiasi comportamento, attività o pratica che violi le politiche aziendali o questa politica in particolare.

5. Fornitori, Clienti e Partner Commerciali

 

Le aziende fornitrici e i clienti, nonché i partner commerciali, sono obbligati a conformarsi ai principi della Politica di Lotta contro la Corruzione e la Concussione, così come a tutte le normative legali applicabili. In caso di mancata conformità a tali principi, la collaborazione con le persone o le organizzazioni coinvolte verrà interrotta immediatamente.

 

 

5.1 Selezione di Fornitori, Clienti e Partner Commerciali

Nella selezione di fornitori, clienti e partner commerciali, oltre a criteri come esperienza, performance finanziaria e competenza tecnica, vengono valutati anche il loro livello di integrità etica e la presenza di un passato positivo in questo ambito. Le aziende o i partner commerciali con segnalazioni negative relative a corruzione o concussione non verranno considerati per collaborazioni, anche se soddisfano gli altri criteri di selezione. In questo contesto, prima di avviare qualsiasi relazione commerciale, è responsabilità primaria dei dirigenti aziendali effettuare le necessarie verifiche e valutazioni. Il Consiglio di Amministrazione, attraverso le proprie attività di audit, verifica che tali principi vengano rispettati e applicati correttamente. 

 

5.2 Stipula di Accordi con Aziende e Partner Commerciali

Nei contratti e negli accordi stipulati con aziende e partner commerciali che abbiano superato le verifiche e soddisfino i criteri richiesti, vengono inclusi i seguenti obblighi:

• Pieno rispetto dei principi stabiliti nella Politica di Lotta contro la Corruzione e la Concussione e delle normative correlate.
• Adozione e applicazione di tali principi da parte di tutti i dipendenti dell’azienda partner.
• Formazione periodica per i dipendenti sulla politica e i suoi requisiti.
• Obblighi di segnalazione da parte dei dipendenti e promemoria regolari sulle procedure del Comitato Etico, incentivando le segnalazioni in caso di violazioni.

Nei contratti viene inoltre specificato che l'inosservanza di tali disposizioni o la violazione della politica comporteranno la risoluzione immediata e giustificata del rapporto di collaborazione e degli accordi in essere.

 

6. Politiche e Procedure

 

6.1 Corruzione e Concussione

EAE Aydınlatma A.Ş. adotta una politica di tolleranza zero nei confronti di qualsiasi forma di corruzione e concussione. L’accettazione o l’offerta di tangenti, indipendentemente dallo scopo, è assolutamente inaccettabile.

Non è consentito proseguire rapporti d’affari con terze parti che intendano collaborare con EAE Aydınlatma A.Ş. attraverso pratiche di corruzione o concussione.

 

6.2 Regali

Un regalo è un bene che non prevede alcun pagamento da parte del destinatario ed è solitamente offerto da persone o clienti con cui si intrattengono rapporti commerciali, come gesto di ringraziamento o cortesia commerciale.

Qualsiasi regalo offerto o ricevuto da EAE Aydınlatma A.Ş. deve essere presentato in modo trasparente, in buona fede e senza condizioni. Le tipologie di regali che possono essere concessi e le relative procedure di registrazione sono definite nella sezione "Accettazione e Consegna di Regali" del Codice di Condotta Aziendale di EAE Aydınlatma A.Ş..

L'accettazione di un regalo è soggetta agli stessi principi e, ad eccezione dei regali simbolici di valore non significativo, non deve essere in alcun caso consentita. Inoltre, anche se rientra in questa categoria, l'accettazione di regali non deve essere frequente e i regali ricevuti devono essere segnalati dal destinatario al proprio diretto superiore, che a sua volta deve informare il Dipartimento Risorse Umane e il Consiglio di Amministrazione.

 

6.3 Pagamenti per l’ottenimento di agevolazioni

Le persone e le organizzazioni soggette a questa politica non possono offrire pagamenti per l’ottenimento di agevolazioni volte a garantire o accelerare procedure amministrative di routine con enti governativi (ad esempio, il rilascio di permessi e licenze o l’ottenimento di documenti ufficiali).

 

6.4 Donazioni

EAE Aydınlatma A.Ş. non include nelle proprie pratiche di Donazioni e Contributi le somme raccolte individualmente dai dipendenti per sostenere enti di beneficenza, in quanto queste attività avvengono al di fuori del contesto lavorativo. Tuttavia, anche in questo caso, si applicano i principi stabiliti nel Codice di Condotta Aziendale di EAE Aydınlatma A.Ş..  

 

7. Registrazione Senza Errori

Il sistema contabile e di registrazione di EAE Aydınlatma A.Ş. è regolato dalle normative legali a cui l’azienda è tenuta a conformarsi. In base a tali regolamenti; 

• Tutti i conti, le fatture e i documenti relativi ai rapporti con terze parti (clienti, fornitori, ecc.) devono essere registrati e conservati in modo completo, preciso e affidabile.
• Non è consentito alterare, falsificare o distorcere i registri contabili o qualsiasi altro documento commerciale relativo a un’operazione.

8. Formazione e Comunicazione

La Politica di Lotta contro la Corruzione e la Concussione è stata comunicata a tutti i dipendenti di EAE Aydınlatma A.Ş. ed è costantemente accessibile tramite il sistema QDMS.

La formazione rappresenta uno strumento essenziale per aumentare la consapevolezza dei dipendenti su questo tema. In questo contesto, il Dipartimento delle Risorse Umane progetta programmi di formazione obbligatori per tutti i dipendenti.

9. Segnalazione delle Violazioni della Politica

Se un dipendente o una persona che agisce per conto di EAE Aydınlatma A.Ş. ha il sospetto o è a conoscenza di una violazione di questa politica, deve segnalarlo al Comitato Etico inviando un’e-mail all’indirizzo: [email protected].  

EAE Aydınlatma A.Ş. promuove un approccio onesto e trasparente, sostenendo qualsiasi dipendente o individuo che agisca per conto dell’azienda e che esprima preoccupazioni in buona fede riguardo a violazioni etiche; tutte le segnalazioni verranno gestite con la massima riservatezza. Nessun dipendente può essere soggetto a pressioni o sanzioni per aver segnalato al Comitato Etico una presunta violazione delle norme etiche. Inoltre, senza un’approvazione scritta del Comitato Etico, non potranno essere apportate modifiche al ruolo o alla sede di lavoro del segnalante per tale motivo. 

Se un dipendente subisce rappresaglie o trattamenti inappropriati a seguito di una segnalazione, dovrà comunicarlo immediatamente al Comitato Etico. 

Le aziende fornitrici e i partner commerciali sono tenuti a informare regolarmente i propri dipendenti sulle modalità di contatto con il Comitato Etico e a incoraggiarli a segnalare eventuali violazioni. Questo aspetto è garantito anche attraverso le disposizioni incluse nei contratti stipulati.

Le disposizioni relative al Codice di Condotta Aziendale di EAE Aydınlatma A.Ş. vengono ricordate periodicamente a tutti i dipendenti di EAE Aydınlatma A.Ş..

10. Violazioni della Politica

In caso di comportamenti contrari alla Politica o potenzialmente non conformi, la questione verrà esaminata dal Comitato Etico, il quale applicherà le sanzioni necessarie qualora vengano accertate violazioni.

Nei contratti stipulati con fornitori, clienti e partner commerciali che operano per conto di EAE Aydınlatma A.Ş., è inclusa una clausola specifica che prevede la risoluzione unilaterale e immediata degli accordi da parte di EAE Aydınlatma A.Ş. in caso di comportamenti, atteggiamenti o attività in contrasto con questa politica.

In caso di violazione, tali disposizioni verranno applicate senza eccezione alcuna..