1. Ziel

Der Zweck der Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptionsrichtlinie („Richtlinie“) besteht darin, die in den Geschäftsethikregeln der EAE Germany enthaltenen Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptionsrichtlinien darzulegen.

2. Umfang

Die Antibestechungs- und Antikorruptionsrichtlinie

• Gilt für alle Mitarbeiter von EAE Germany, einschließlich des Vorstands von EAE Germany, Unternehmen und Mitarbeiter, von denen wir Waren und Dienstleistungen kaufen, sowie Personen und Organisationen (Geschäftspartner),
• Die im Namen von EAE Germany handeln, einschließlich Lieferanten, Berater, Anwälte und

externe Prüfer.

Diese Richtlinie

•  Ist ein integraler Bestandteil der von EAE Germany genehmigten und umgesetzten Corporate-Governance-Grundsätze, der Geschäftsethikregeln von EAE Germany, der Grundsätze,  
• Zu deren Einhaltung wir uns durch unsere Teilnahme m Global Compact der Vereinten Nationen verpflichtet haben.

3. Definitionen

Korruption: Es handelt sich dabei um den Missbrauch der Autorität einer bestimmten Position mit dem Ziel, direkt oder indirekt irgendeinen Vorteil zu erlangen.

Bestechung: Dabei handelt es sich um die Handlung, im Rahmen einer mit einer anderen Person getroffenen Vereinbarung sich selbst oder dem Antragsteller oder einer anderen Person aufgrund dieser Beziehung einen Vorteil zu verschaffen, um im Widerspruch zu den Anforderungen der eigenen Pflicht zu handeln, und zwar durch die Erlangung von Vorteilen, das Anbieten oder Versprechen, das Anfordern oder Annehmen und Vermitteln, direkt oder über Vermittler, um eine mit der Erfüllung der eigenen Pflicht verbundene Arbeit zu erledigen, erledigen zu lassen, nicht auszuführen, zu beschleunigen oder zu verlangsamen.

Bestechung und Korruption können auf viele verschiedene Arten erfolgen, dabei sind unter anderem:

• Barzahlungen,
• Politische oder andere Spenden,
• Provisionen,
• Soziale Rechte,
• Geschenke, Unterhaltung,
• Andere Interessen

zu zählen.

Interessenkonflikt: Hiermit sind Vorteile jeglicher Art gemeint, die den Mitarbeitern, ihren Verwandten, Freunden oder den Personen oder Organisationen, mit denen sie in Kontakt stehen, gewährt werden, sowie alle damit verbundenen finanziellen oder persönlichen Interessen, die die unparteiische Erfüllung ihrer Aufgaben beeinträchtigen oder beeinträchtigen können.

Partner: Dabei handelt es sich um Governance-Komponenten, die in wirtschaftlicher, sozialer und ökologischer Hinsicht entlang der gesamten Wertschöpfungskette interagieren.

4. Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Umsetzung und regelmäßige Aktualisierung der Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptionsrichtlinie fällt in den Zuständigkeitsbereich des Vorstands. In diesem Rahmen:

• Muss der Vorstand die Unternehmensleiter beraten, ein ethisches, zuverlässiges, rechtmäßiges und kontrolliertes Arbeitsumfeld zu schaffen.
• Sie müssen Risiken bewerten und die erforderlichen Kontrollmechanismen gemäß den vom Vorstand festzulegenden Grundsätzen einrichten.
• Der Vorstand, die Unternehmensleiter und die Ethikkommission müssen überwachen, ob die Aktivitäten von EAE Germany in ihren Verantwortungsbereichen sicher und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt werden.
• Außerdem müssen Melde-, Untersuchungs- und Sanktionsmechanismen für den Fall einer Nichteinhaltung von Richtlinien, Regeln und Vorschriften festgelegt und umgesetzt werden.

Darüber hinaus sind alle Mitarbeiter von EAE Germany dafür verantwortlich,

• Die vom Vorstand festgelegten Richtlinien einzuhalten,
• Die mit ihrem eigenen Tätigkeitsbereich verbundenen Risiken wirksam zu managen, im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen und den Praktiken von EAE Germany zu arbeiten
• Dem Ethikausschuss jedes Verhalten, jede Aktivität oder Praxis zu melden, die den allgemeinen Unternehmensrichtlinien und dieser Richtlinie zuwiderläuft

 

5. Unternehmen und Geschäftspartner, von denen Waren und Dienstleistungen gekauft und verkauft werden

Unternehmen und Geschäftspartner, von denen Waren und Dienstleistungen gekauft und verkauft werden, müssen die Grundsätze der Richtlinie und andere relevante gesetzliche Bestimmungen einhalten. Die Zusammenarbeit mit Personen und Organisationen, die diese nicht einhalten, wird beendet.

 

5.1 Auswahl von Unternehmen und Geschäftspartnern

Bei der Auswahl der Unternehmen und Geschäftspartner, von denen Waren und Dienstleistungen gekauft und verkauft werden, werden Kriterien wie Erfahrung, finanzielle Leistungsfähigkeit, technische Kompetenz sowie deren ethisches Niveau und eine positive Historie in diesem Bereich berücksichtigt. Wir arbeiten nicht mit Unternehmen oder Geschäftspartnern zusammen, die über negative Informationen zu Bestechung oder Korruption verfügen, selbst wenn sie andere Kriterien erfüllen. Dabei liegt die Verantwortung für die Durchführung der notwendigen Recherchen und Bewertungen vor dem Eingehen einer Geschäftsbeziehung primär bei den Unternehmensleitern. Der Verwaltungsrat beurteilt im Rahmen seiner Prüfungen, ob die relevanten Sachverhalte eingehalten werden. 

 

5.2 Abschluss einer Vereinbarung mit dem Unternehmen und Geschäftspartnern

In Vereinbarungen und Verträgen mit Unternehmen und Geschäftspartnern, die über positive Erkenntnisse verfügen und weitere Kriterien erfüllen, werden folgende Bedingungen aufgenommen:

• Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der in der Richtlinie und anderen relevanten Vorschriften festgelegten Grundsätze,
• Sicherstellung, dass die Mitarbeiter diese Grundsätze verinnerlichen und entsprechend handeln,
• Sicherstellung, dass die Mitarbeiter in bestimmten Abständen Schulungen zur Richtlinie erhalten,
• Regelmäßige Erinnerung der Mitarbeiter an ihre Meldepflichten und an das Ethikkomitee

sowie Ermutigung zur Meldung im Falle solcher Situationen. Für den Fall der Nichteinhaltung oder einer Situation, die der Richtlinie zuwiderläuft, sind Bestimmungen hinsichtlich der Kündigung des Arbeitsverhältnisses und laufender Verträge aus wichtigem Grund enthalten.

6. Unsere Richtlinien und Verfahren

6.1 Bestechung und Korruption

EAE Germany ist gegen jede Form von Bestechung und Korruption. Unabhängig vom Zweck ist die Annahme oder Gewährung von Bestechungsgeldern absolut inakzeptabel.

Es ist notwendig, keine Geschäftsbeziehungen mit Dritten fortzusetzen, die durch Bestechung oder Korruption Geschäfte mit EAE Germany machen wollen.

 

6.2 Geschenke

Ein Geschenk ist ein Produkt, für das keine finanzielle Gegenleistung erforderlich ist und das im Allgemeinen von Personen mit Geschäftspartnern oder Kunden als Dankeschön oder geschäftliche Gefälligkeit verschenkt wird.

Alle von EAE Germany an Dritte angebotenen oder gegebenen Geschenke müssen öffentlich, in gutem Glauben und bedingungslos erfolgen. Die Grundsätze bezüglich der Geschenke, die in diesem Rahmen gegeben werden können, und ihrer Erfassung sind im Artikel „Annehmen und Geben von Geschenken“ in den Geschäftsethikregeln der EAE Germany aufgeführt.

Für die Annahme von Geschenken gelten die gleichen Grundsätze. Geschenke, außerhalb derer die nicht symbolischer Natur sind und keinen hohen materiellen Wert im Sinne dieser Grundsätze haben, sollten niemals angenommen werden. Darüber hinaus sollte die Annahme von Geschenken auch in diesem Rahmen nicht häufig erfolgen und die Person, die Geschenke annimmt, sollte die Personalabteilung und den Vorstand des Unternehmens über ihren direkten Vorgesetzten darüber informieren.

 

6.3 Erleichterungszahlungen

Im Rahmen dieser Richtlinie werden Einzelpersonen und Organisationen keine Erleichterungszahlungen angeboten, um eine Routinetransaktion oder einen Routinevorgang (Einholung von Genehmigungen und Lizenzen, Beschaffung von Dokumenten usw.) mit staatlichen Institutionen abzusichern oder zu beschleunigen.

 

6.4 Spenden

Die Unterstützung von Wohltätigkeitsorganisationen mit den von Mitarbeitern von EAE Germany gesammelten Beträgen, unabhängig von ihrer Arbeit, liegt außerhalb des Rahmens der Spenden- und Hilfspraxis von EAE Germany An diesem Punkt sind jedoch die Grundsätze der Geschäftsethikregeln von EAE Germany gültig.  

7. Fehlerfreie Dokumentation

Die von EAE Germany zu beachtenden Aspekte des Buchhaltungs- und Aufzeichnungssystems werden durch gesetzliche Bestimmungen geregelt. Demnach: 

• Alle Arten von Konten, Rechnungen und Dokumenten im Zusammenhang mit Beziehungen zu Dritten (Kunden, Lieferanten usw.) müssen vollständig, genau und zuverlässig aufgezeichnet und aufbewahrt werden und
• Buchhaltungs- oder ähnliche Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Transaktionen dürfen nicht gefälscht und die Fakten nicht verdreht werden.

8. Bildung und Kommunikation

Die Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptionsrichtlinie wurde den Mitarbeitern von EAE Germany bekannt gegeben und ist über QDMS ständig und einfach zugänglich.

Schulungen sind ein wichtiges Instrument zur Sensibilisierung der Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang konzipiert die Personalabteilung Schulungsprogramme, an denen die Teilnahme aller Mitarbeiter verpflichtend ist.

9. Melden von Richtlinienverstößen

Wenn die Meinung oder der Verdacht besteht, dass ein Mitarbeiter oder eine im Namen von EAE Germany handelnde Person gegen diese Richtlinie verstoßen hat, sollte dies an die Ethikkommission über die E-Mail-Adresse [email protected] weitergeleitet werden.  

EAE Germany fördert einen ehrlichen und transparenten Ansatz und unterstützt alle Mitarbeiter oder Personen, die im Namen von EAE Germany handeln und in gutem Glauben ernsthafte Bedenken äußern und Berichte vertraulich behandeln. Kein Mitarbeiter darf aufgrund einer Mitteilung an die Ethikkommission, die seiner Ansicht nach einen Verstoß gegen den Ethikkodex darstellt, Druck oder Bestrafung ausgesetzt werden. Auch dürfen ohne die schriftliche Genehmigung der Ethikkommission keine Änderungen am Aufgabenbereich oder -ort vorgenommen werden. 

Wird die meldende Person einer solchen Behandlung unterzogen, ist sie verpflichtet, dies der Ethikkommission zu melden. 

Unternehmen oder Geschäftspartner, von denen Waren und Dienstleistungen bezogen werden, sollten ihre Mitarbeiter außerdem regelmäßig an die Kontaktdaten des Ethikkomitees erinnern und sie ermutigen, solche Situationen zu melden. Dies wird auch durch die abgeschlossenen Verträge gewährleistet.

EAE Germany Die Mitarbeiter von EAE Germany werden in regelmäßigen Abständen an Fragen im Zusammenhang mit den Geschäftsethikregeln erinnert.

 

10. Verstöße gegen die Richtlinien

In Fällen, die gegen die Richtlinien verstoßen oder verstoßen könnten, wird der Sachverhalt vom Ethikkomitee geprüft und bei Feststellung eines unangemessenen Verhaltens werden die erforderlichen Sanktionen verhängt.

In Verträgen mit Unternehmen, von denen Waren und Dienstleistungen gekauft und verkauft werden, oder mit Einzelpersonen und Organisationen, die im Namen von EAE Germany handeln, sind Bestimmungen enthalten, die besagen, dass im Falle der Feststellung eines Verhaltens, einer Einstellung oder einer Aktivität, die der Richtlinie zuwiderläuft, die Arbeits-/laufenden Verträge aus berechtigten Gründen einseitig von EAE Germany gekündigt werden und dass im Falle eines Verstoßes gegen die Richtlinie diese Bestimmungen ausnahmslos Anwendung finden.